Czy masz stary adres e-mail, który przekazuje wiadomości na Twoje konto Gmail? A może zarządzasz oddzielnym kontem i przekazujesz wiadomości z tego konta do Gmaila, ponieważ interfejs jest lepszy i łatwiej jest zarządzać wszystkim w jednym miejscu? Jeśli możesz odpowiedzieć „tak” na którekolwiek z tych pytań, możesz oddzielić e-maile przekazywane do Gmaila od innych kont, zamiast gromadzić je w ogólnej skrzynce odbiorczej. Korzystając z kombinacji filtrów i etykiet, możliwe jest automatyczne przenoszenie przekazywanych wiadomości z Gmaila do osobnego folderu lub „etykiety”. Uniemożliwi to pomylenie przekazanych wiadomości z wiadomościami, które zostały wysłane bezpośrednio na konto Gmail, i pomoże uniknąć potencjalnie mylącej komunikacji, która może wystąpić w wyniku tego.
Organizowanie przekazanych wiadomości e-mail za pomocą filtrów i etykiet Gmaila
Mam wiele różnych kont e-mail, którymi zarządzam w Gmailu i innych usługach pocztowych, a sprawdzanie ich indywidualnie może być denerwujące. Bardzo podoba mi się domyślny interfejs WWW Gmaila i wolałbym tam zarządzać wszystkim. Dlatego skonfigurowałem wszystkie te konta, aby przekazywać wiadomości na jedno konto Gmail, gdzie są skutecznie filtrowane do oddzielnych folderów lub etykiet. Sprawdzając każdą z tych etykiet, wiem, które konto e-mail było celem tych wiadomości, i w razie potrzeby mogę odpowiednio na nie odpowiedzieć. Usuwa też niepotrzebny bałagan z głównej skrzynki odbiorczej, gdzie wolę mieć jak najmniej wiadomości. Opisany poniżej proces zakłada, że masz już skonfigurowane przekazywanie na swoje konto Gmail i że zakończyłeś proces weryfikacji, którego wymaga działanie.
Krok 1: Zaloguj się na konto Gmail, na które Twoje wiadomości są przekazywane.
Krok 2: Rozwiń etykiety (foldery) po lewej stronie okna, a następnie kliknij Utwórz nową etykietę połączyć. Prawdopodobnie będziesz musiał kliknąć Jeszcze link u dołu aktualnych etykiet, aby wyświetlić ten link.
Krok 3: Wpisz nazwę nowej etykiety w polu u góry okna (dla uproszczenia używam „Przekazanych wiadomości”, ale sugerowałbym użycie czegoś, co z łatwością zidentyfikuje źródło przekazywanych wiadomości), następnie kliknij Tworzyć przycisk. Możesz użyć opcji zagnieżdżania, jeśli chcesz umieścić nową etykietę pod już istniejącą etykietą, ale na potrzeby tego samouczka utworzymy tylko kolejną etykietę najwyższego poziomu.
Krok 4: Kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu okna, a następnie kliknij Ustawienia.
Krok 5: Kliknij niebieski Filtry link na środku okna.
Krok 6: Kliknij Utwórz nowy filtr połączyć.
Krok 7: Wpisz adres e-mail, z którego wiadomości są filtrowane do Do pole, a następnie kliknij Utwórz filtr z tym wyszukiwaniem połączyć.
Krok 8: Zaznacz pole po lewej stronie Zastosuj etykietę, wybierz etykietę, którą utworzyłeś wcześniej, zaznacz pole po lewej stronie Zastosuj również filtr do x pasujących wątków (wartość x będzie równa liczbie wiadomości znajdujących się obecnie w Gmailu, które zostały już przekazane z tego konta), a następnie kliknij Utwórz filtr przycisk.
Następnie Gmail uruchomi filtr w istniejących rozmowach i przeniesie wszystkie wiadomości spełniające te kryteria do utworzonej wcześniej etykiety. Ponadto wszystkie przyszłe wiadomości przekazywane z tego konta zostaną automatycznie przeniesione do tej etykiety.
Prawdopodobnie zauważyłeś, że istnieje wiele innych opcji, które mogłeś zastosować do właśnie utworzonego filtra. Jeśli chcesz przenieść do tej etykiety tylko część przekazanych wiadomości, możesz użyć tych elementów do dalszego filtrowania wiadomości. Z filtrami w Gmailu możesz zrobić wiele, a dzięki dostosowaniu filtrów Gmaila możesz przenieść swoją skrzynkę odbiorczą na zupełnie inny poziom organizacji.