Starsze wersje programu Microsoft Outlook cierpiały na spadek wydajności wraz ze wzrostem rozmiaru pliku programu Outlook. W rezultacie w programie Microsoft Outlook 2010 istnieje funkcja archiwizacji, której można używać do archiwizowania starych plików, takich jak stare wiadomości e-mail, kontakty, listy dystrybucyjne i wpisy kalendarza.
Podczas gdy użytkownicy programu Microsoft Outlook 2010 nie odczują takiego samego spowolnienia działania programu, jak w przypadku starszych wersji, dzisiejsi użytkownicy poczty e-mail i kalendarza otrzymują i wysyłają większe ilości danych, co może szybko zwiększyć rozmiar pliku PST programu Outlook. Dlatego chociaż archiwizowanie plików w programie Outlook nie jest już tak konieczne, jak kiedyś, nadal jest to dobra praktyka zmniejszania rozmiaru pliku i poprawiania wydajności programu pocztowego.
Korzystanie z narzędzia archiwizacji w kalendarzu programu Outlook 2010
Jeśli jesteś bardziej zaznajomiony z modyfikowaniem ustawień w starszych wersjach programów Microsoft Office, układ i struktura programu Microsoft Outlook 2010 mogą być nieco mylące. Większość konfigurowalnych opcji w tej wersji programu Outlook można znaleźć, klikając przycisk Plik w lewym górnym rogu okna. Ten wzorzec nawigacyjny odnosi się również do celów tego samouczka, więc kliknij to Plik patka. Kliknij przycisk Informacje po lewej stronie okna, aby wyświetlić inny zestaw opcji w głównej części okna programu Outlook 2010.
Kliknij Narzędzia do czyszczenia na środku okna, które wyświetli rozwijane menu z dodatkowym zestawem opcji. Kliknij Archiwum na dole tego menu rozwijanego.
jakiś Archiwum okno będzie teraz otwarte nad oknem programu Outlook 2010. Jeśli chcesz zarchiwizować cały plik programu Outlook 2010, możesz kliknąć Archiwizuj wszystkie foldery zgodnie z ustawieniami autoarchiwizacji opcja w górnej części okna. Aby jednak zarchiwizować tylko kalendarz programu Outlook 2010, sprawdź Zarchiwizuj ten folder i wszystkie podfoldery opcja.
Kliknij Kalendarz opcję wyboru domyślnego kalendarza dla bieżącego profilu programu Outlook 2010. Jeśli chcesz zarchiwizować inny kalendarz, na przykład kalendarz internetowy, wybierz tę opcję. Jeśli zobaczysz strzałkę po lewej stronie wybranej opcji kalendarza, oznacza to, że w tym elemencie znajduje się wiele kalendarzy. Jeśli wybierzesz opcję po prawej stronie strzałki, program Outlook zarchiwizuje każdy kalendarz w tej sekcji.
Sfinalizuj ustawienia archiwum kalendarza programu Outlook 2010, klikając menu rozwijane po prawej stronie Archiwizuj elementy starsze niż i wybrać datę, przed którą chcesz zarchiwizować wszystkie elementy w swoim pliku. Kliknij ok przycisk, aby kontynuować archiwizację kalendarza programu Outlook 2010.