Ostatnia aktualizacja: 17 kwietnia 2019 r.
Drukowanie arkuszy kalkulacyjnych w programie Excel 2010 może być frustrujące, zwłaszcza jeśli arkusz kalkulacyjny będzie drukowany na więcej niż jednej stronie. Dodatkowe kolumny mogą znajdować się na własnej stronie, nagłówki kolumn są drukowane tylko na pierwszej stronie, a wizualne powiązanie komórki z wierszem lub kolumną może być ogólnie trudne.
Pracując w biurze i komunikując się z wieloma osobami, które używają programu Excel na różnych poziomach zaawansowania, mogę powiedzieć, że jednym z największych problemów większości ludzi jest wygląd ich arkusza kalkulacyjnego po zakończeniu pracy Kopiuj. Domyślne ustawienia drukowania rzadko są idealne do tego, czego chcą, a istnieje wiele terminów programu Excel, które są do siebie bardzo podobne i mogą być mylące.
Istnieje jednak kilka prostych zmian, które można zastosować w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel, aby był on lepiej drukowany i łatwiejszy do zrozumienia dla czytelników.
Lepsze drukowanie arkuszy kalkulacyjnych Excel 2010
Ten samouczek zajmie się kilkoma kluczowymi obszarami, które mogą być najbardziej pomocne w ulepszaniu drukowanego arkusza kalkulacyjnego Excel. Obszary te obejmują:
– Ukrywanie niepotrzebnych kolumn i wierszy
– Dodawanie numerów stron na dole strony
– Regulacja orientacji strony
– Regulacja formatu papieru
– Regulacja marginesów
– Drukowanie linii siatki
– Powtarzanie górnego rzędu na każdej stronie
– Zmieścić wszystkie kolumny na jednym arkuszu
Chociaż może się wydawać, że to dużo, w rzeczywistości możesz wprowadzić prawie wszystkie te zmiany z jednego menu. A gdy już przyzwyczaisz się do tego, możesz zastosować wszystkie te zmiany w ciągu zaledwie kilku sekund. Rezultatem będzie arkusz kalkulacyjny, który wyświetla nagłówki kolumn u góry każdej strony, jest łatwy do odczytania i nie wymaga ręcznego dostosowywania rozmiarów kolumn, aby zapobiec drukowaniu dodatkowej kolumny na własnej stronie.
Ukrywanie niepotrzebnych kolumn i wierszy
Zwykle lubię od tego zacząć, zwłaszcza gdy mam do czynienia z arkuszem kalkulacyjnym, który utworzył ktoś inny. Często zawiera informacje, które nie są istotne z powodu drukowania arkusza kalkulacyjnego, a jedynie pomagają wprowadzić zamieszanie.
Możesz ukryć wiersz lub kolumnę, klikając prawym przyciskiem myszy literę kolumny lub numer wiersza, a następnie klikając Ukrywać opcja.
Więcej informacji o ukrywaniu kolumn znajdziesz w tym artykule.
Dodawanie numerów stron na dole strony
Może to nie być coś, co każdy będzie musiał robić ze swoimi arkuszami kalkulacyjnymi, ale odkryłem, że duże arkusze kalkulacyjne często mogą wyglądać bardzo podobnie na każdej stronie. Czytelnicy mają również zwyczaj usuwania zszywek i skupiania się na poszczególnych stronach, co może sprawić, że uporządkowanie arkusza kalkulacyjnego jest prawie niemożliwe.
Krok 1: Kliknij Wstawić w górnej części okna.
Krok 2: Kliknij Nagłówek stopka w Tekst sekcja wstążki nawigacyjnej.
Krok 3: Kliknij wewnątrz sekcji stopki na dole strony, w której chcesz dodać numer strony.
Krok 4: Kliknij Numer strony przycisk w Elementy nagłówka i stopki sekcja wstążki nawigacyjnej.
Skoro jesteś w tym widoku, teraz może być dobry moment na dodanie nagłówka. Możesz to zrobić, po prostu klikając w sekcji nagłówka, w której chcesz dodać swoje informacje. Wszystko, co dodasz do nagłówka, powtarza się na każdej stronie, więc jest to dobre miejsce na umieszczenie tytułu arkusza kalkulacyjnego.
Możesz dowiedzieć się więcej o tworzeniu nagłówka w programie Excel 2010 tutaj.
Dodatkowe informacje na temat dodawania numerów stron w programie Excel 2010 można znaleźć tutaj.
Dostosowywanie orientacji strony
W tej części samouczka otworzymy Ustawienia strony menu, które zawiera szereg różnych opcji drukowania, które chcemy dostosować.
Uważam, że większość drukowanych arkuszy kalkulacyjnych wygląda znacznie lepiej, gdy są drukowane w orientacji poziomej. Jest to oczywiście wybór, który będzie się różnić w zależności od własnych potrzeb, ale jest to coś, co można łatwo zmienić w razie potrzeby.
Krok 1: Kliknij Układ strony w górnej części okna.
Krok 2: Kliknij Ustawienia strony przycisk w prawym dolnym rogu Ustawienia strony sekcja wstążki nawigacyjnej.
Krok 3: Kliknij orientację strony, której chcesz użyć.
Pozostaniemy w tym menu do końca samouczka, więc jeszcze go nie zamykaj!
Dostosowywanie rozmiaru papieru
Jeśli większość arkuszy kalkulacyjnych drukuje się lepiej w orientacji poziomej, czasami mogą istnieć dokumenty, które są na to nawet za duże. Dobrym rozwiązaniem jest użycie papieru o rozmiarze Legal, który pozwoli zmieścić jeszcze więcej kolumn na jednej stronie.
**Przypomnienie – dostęp do tego menu można uzyskać, klikając Układ strony zakładkę, a następnie klikając Ustawienia strony przycisk w prawym dolnym rogu Ustawienia strony sekcja wstążki nawigacyjnej.**
Krok 1: Kliknij menu rozwijane po prawej stronie Rozmiar papieru, a następnie kliknij żądany rozmiar papieru.
Dostosowywanie marginesów
Dostosowywanie marginesów arkusza kalkulacyjnego jest zwykle wykonywane, ponieważ chcesz zmieścić więcej informacji na stronie. Tak więc, na potrzeby tego samouczka, nasz przykład poniżej zmniejszy marginesy do niższej wartości.
**Przypomnienie – dostęp do tego menu można uzyskać, klikając Układ strony zakładkę, a następnie klikając Ustawienia strony przycisk w prawym dolnym rogu Ustawienia strony sekcja wstążki nawigacyjnej.**
Krok 1: Kliknij Marże w górnej części okna.
Krok 2: Kliknij strzałkę w dół pod Lewo aby zmniejszyć rozmiar marginesu, powtórz dla Prawidłowy, Szczyt oraz Spód. Zauważysz, że nie zmniejszyłem marginesów do 0, ponieważ moja drukarka ma trudności z drukowaniem dokumentów bez marginesów. Jest to powszechne w przypadku wielu drukarek, dlatego warto również rozważyć użycie rozmiarów marginesów na poniższym obrazku.
Drukowanie linii siatki
Jest to jedna z najważniejszych zmian, jakie należy wprowadzić w drukowanym arkuszu kalkulacyjnym, i jest to zmiana, którą wprowadzam na prawie wszystkim, co drukuję z programu Excel. Dodanie linii siatki znacznie ułatwi czytelnikom określenie, do której kolumny i wiersza należy komórka, i może pomóc w zmniejszeniu liczby błędów.
**Przypomnienie – dostęp do tego menu można uzyskać, klikając Układ strony zakładkę, a następnie klikając Ustawienia strony przycisk w prawym dolnym rogu Ustawienia strony sekcja wstążki nawigacyjnej.**
Krok 1: Kliknij Arkusz w górnej części okna.
Krok 2: Zaznacz pole po lewej stronie Linie siatki.
Powtarzanie górnego rzędu na każdej stronie
To kolejne ustawienie, które możesz wykorzystać do uporządkowania arkusza kalkulacyjnego. Wydrukowanie górnego wiersza na każdej stronie ułatwi czytelnikom zorientowanie się, do której kolumny należy komórka, co pomoże wyeliminować błędy.
**Przypomnienie – dostęp do tego menu można uzyskać, klikając Układ strony zakładkę, a następnie klikając Ustawienia strony przycisk w prawym dolnym rogu Ustawienia strony sekcja wstążki nawigacyjnej.**
Krok 1: Kliknij wewnątrz Wiersze do powtórzenia u góry pole.
Krok 2: Kliknij wiersz, który chcesz powtórzyć u góry każdej strony. W tym przykładzie używam wiersza 1.
Kliknij ok przycisk na dole okna, aby zapisać wszystkie zmiany, które właśnie wprowadziliśmy, ponieważ już skończyliśmy z tym oknem.
Jeśli zamiast tego chcesz powtórzyć kolumnę po lewej stronie każdej strony, możesz przeczytać, jak to zrobić w tym artykule.
Dopasowanie wszystkich Twoich kolumn na jednej stronie
To jest ostatnia część naszego samouczka i jest to zmiana, którą zamierzamy wprowadzić bezpośrednio z Wydrukować menu.
Krok 1: Kliknij Plik zakładka w lewym górnym rogu okna.
Krok 2: Kliknij Wydrukować w kolumnie po lewej stronie okna.
Krok 3: Kliknij Brak skalowania na środku okna, a następnie kliknij Dopasuj wszystkie kolumny na jednej stronie opcja.
Powinieneś teraz mieć arkusz kalkulacyjny Excel, który zostanie wydrukowany w prostym, czytelnym formacie, który spodoba się Twoim czytelnikom. Jeśli wszystko wygląda poprawnie w Podgląd wydruku po prawej stronie okna, a następnie możesz kliknąć Wydrukować przycisk, aby rozpocząć drukowanie zoptymalizowanego arkusza kalkulacyjnego.
Wiele opcji, które omówiliśmy w powyższym artykule, będzie działać również w nowszych wersjach programu Excel. I chociaż wiele z tych sekcji wymagało użycia sekcji Ustawienia strony, niektóre z tych ustawień można również zmienić z innych lokalizacji.
Na przykład możesz kliknąć Drukuj tytuły przycisk na Układ strony i wybierz górny wiersz arkusza kalkulacyjnego, aby wydrukować go na każdej stronie.
Dodatkowo znajdziesz opcje uwzględniania linii siatki podczas drukowania, przechodząc do Układ strony i klikając Wydrukować opcja pod Linie siatki w Opcje arkusza sekcja wstążki.
Czy chcesz wydrukować arkusz pustych komórek na listę kontrolną lub ręczny spis? Dowiedz się, jak w programie Excel 2010.